Cahier des charges de site : le modèle simple

À quoi sert un cahier des charges pour un site ?

Il sert à décrire votre projet une seule fois, clairement, pour que tous les prestataires répondent à la même demande. Sans lui, chacun comble les vides avec ses propres hypothèses, et les devis deviennent impossibles à comparer.

Il a aussi une utilité pendant le projet. En cas de doute sur ce qui était prévu, c'est le document de référence. Et il vous oblige à clarifier vos idées avant de dépenser quoi que ce soit, ce qui est souvent la partie la plus précieuse de l'exercice.

Enfin, il vous fait gagner du temps lors des appels. Au lieu de réexpliquer votre activité à chaque prestataire, vous envoyez le document à l'avance et consacrez l'échange aux vraies questions.

Faut-il un document long et technique ?

Non : pour un site vitrine ou une petite boutique, un document de deux à quatre pages, rédigé avec vos mots, est plus utile qu'un dossier technique de trente pages. Le prestataire a besoin de comprendre votre activité et vos attentes, pas de recevoir des spécifications qu'il traduira de toute façon.

Les cahiers des charges très détaillés ont leur place dans les grands projets, avec des appels d'offres formels et plusieurs services impliqués. Pour une TPE ou une PME, ils présentent un risque : figer des choix techniques avant d'avoir entendu des conseils. Laissez au prestataire la responsabilité du comment, et concentrez-vous sur le quoi et le pourquoi.

Le modèle ci-dessous tient en sept rubriques. Comptez environ une heure pour le remplir, un peu plus si vous faites la liste des pages en détail. Si vous partez de zéro, l'article Préparer son projet de site en une heure propose un exercice de préparation complémentaire.

Que mettre dans la présentation de votre entreprise ?

Décrivez votre activité comme vous le feriez à un nouveau collaborateur : ce que vous vendez, à qui, où, et ce qui vous distingue. Cinq à dix lignes suffisent.

Rubrique 1 : qui vous êtes

• votre métier et vos principales prestations ou produits ;
• votre zone d'activité : une ville, un département, toute la France ;
• votre clientèle type : particuliers, professionnels, un profil précis ;
• ce que vos clients apprécient le plus chez vous, d'après leurs retours.

Rubrique 2 : votre situation actuelle

Avez-vous déjà un site ? Si oui, donnez son adresse et dites ce qui vous plaît et ce qui vous gêne. Précisez aussi si vous avez un logo, une charte graphique, des photos professionnelles, une fiche Google d'établissement. Ces éléments changent l'ampleur du projet.

Exemple pour une paysagiste installée près d'Angers : « Entreprise de création et d'entretien de jardins, deux salariés, clientèle de particuliers dans un rayon de 30 km. Site actuel réalisé il y a huit ans, difficile à modifier, pas adapté au téléphone. Logo existant, nombreuses photos de chantiers. »

Comment décrire les objectifs et les pages attendues ?

Commencez par l'objectif principal du site, en une phrase, puis déduisez-en les pages. L'objectif guide tout le reste : un site conçu pour recevoir des demandes de devis ne s'organise pas comme un site destiné à vendre en ligne.

Rubrique 3 : les objectifs

Choisissez un objectif principal et, si besoin, un ou deux secondaires. Par exemple : recevoir des demandes de devis, remplir un agenda de rendez-vous, vendre des produits, rassurer des clients qui vous ont été recommandés, recruter.

Rubrique 4 : les pages et fonctions

Listez les pages que vous imaginez, avec une ligne sur le contenu de chacune. Une base courante pour un site vitrine :

• accueil ;
• une page par grande prestation, ou une page services ;
• réalisations ou exemples ;
• à propos ;
• contact ;
• mentions légales et politique de confidentialité.

Ajoutez les fonctions indispensables : formulaire, prise de rendez-vous, paiement en ligne, blog, espace client, version dans une autre langue. Distinguez clairement l'indispensable de l'optionnel. Cette séparation permet au prestataire de chiffrer une version de base et des options, et à vous de décider ensuite en connaissant le coût de chaque ajout. Un blog ou une version anglaise peuvent très bien arriver dans un second temps. Pour vous aider à choisir les pages, voyez Quelles pages mettre sur un site vitrine ?

Quelles contraintes pratiques faut-il préciser ?

Indiquez tout ce qui limite ou oriente le projet : ce que vous pouvez fournir, ce que vous voulez gérer vous-même, les outils existants à conserver. Ces informations évitent les mauvaises surprises en cours de route.

Rubrique 5 : contenus et contraintes

• Les textes : les écrivez-vous, ou souhaitez-vous qu'ils soient rédigés pour vous ?
• Les photos : en avez-vous, faut-il prévoir un photographe ou des images de banques ?
• L'autonomie : voulez-vous modifier le site vous-même, et à quelle fréquence ?
• Les outils en place : logiciel de réservation, outil de facturation, catalogue produits, newsletter.
• Le nom de domaine : en avez-vous déjà un, et à quel nom est-il enregistré ?

Ajoutez deux ou trois sites que vous aimez, pas forcément dans votre secteur, en expliquant ce qui vous plaît : la clarté, les couleurs, la façon de présenter les tarifs. C'est bien plus parlant qu'une description abstraite.

Comment parler budget et délai dans le cahier des charges ?

Donnez une fourchette de budget et une date souhaitée de mise en ligne. Ces deux informations permettent au prestataire de proposer une solution adaptée plutôt qu'une offre idéale mais hors de portée.

Rubrique 6 : le budget

Beaucoup d'entreprises hésitent à indiquer un budget, de peur d'être facturées au maximum. En réalité, sans fourchette, le prestataire devine, et vous recevez des propositions sans rapport les unes avec les autres. Une fourchette honnête permet de discuter des priorités. Si vous ne savez pas quel montant prévoir, l'article Budget site internet pour un indépendant donne des repères.

Rubrique 7 : le calendrier

Indiquez la date souhaitée et la raison : ouverture d'un local, salon professionnel, début de saison. Précisez aussi vos périodes d'indisponibilité, car un projet avance au rythme de vos validations.

Si la date est impérative, dites-le clairement et expliquez ce qui en dépend. Un prestataire pourra alors vous proposer de lancer d'abord une version essentielle du site, puis d'ajouter les pages secondaires après l'échéance. Cette approche par étapes est souvent plus sûre que de tout vouloir pour le même jour, surtout si vos textes ou vos photos ne sont pas encore prêts.

Comment utiliser le cahier des charges une fois rédigé ?

Envoyez-le à trois ou quatre prestataires, puis comparez leurs réponses rubrique par rubrique. Un bon prestataire le lira, posera des questions et, parfois, suggérera de revoir un point : c'est un bon signe.

Gardez le document vivant : si l'échange vous fait changer d'avis sur une fonction, mettez-le à jour et renvoyez la nouvelle version à tous. Une fois le prestataire choisi, joignez le cahier des charges au devis signé, pour qu'il serve de référence commune pendant tout le projet. Pour la suite de la sélection, voyez Comment choisir son prestataire de site web.